Financiële ERP voor de publieke sector

Binnen de overheid is AXI specialist in de implementatie van financieel administratieve software.

Het financiële ERP pakket AXI Discovery helpt overheidsinstellingen bij het behalen van de Federale, Vlaamse, Brusselse en Europese doelstellingen inzake digitalisering. Voor de opzet van duurzame digitale processen kunt u rekenen op consultants gespecialiseerd in overheidsprocessen.

 

De unieke voordelen van de AXI aanpak

 

  • software is ontwikkeld voor overheidsinstellingen
  • wettelijke veranderingen worden snel opgepikt
  • gebruikers geven mee richting aan het releasebeleid
  • consultants zijn vertrouwd met de bedrijfsprocessen

Focus op maximale digitalisering

Met de AXI Discovery oplossing is het haalbaar om de efficiëntie binnen de administraties te optimaliseren en stevige besparingen te realiseren. Daartoe werken alle modules geïntegreerd. Met aandacht voor actuele thema's zoals e-invoicing en een maximale digitalisering van het proces van bestelaanvraag tot betaling. Via standaard koppelingen kan de oplossing integreren met een breed scala aan systemen.

 

Wat opvalt aan de AXI oplossing

 

  • realtime inzichtelijke informatie
  • verregaande automatisering van de processen
  • aandacht voor procesbewaking
  • substantiële inkorting van doorlooptijden
  • taakaansturing en workflowautomatisering
  • directe toegang tot documenten
  • uitgebreide rapportage en drill-down
  • integratie met office en business intelligence tools
  • duidelijke audit trails

Begroting als besturingsinstrument

Begroting en meerjarenraming

Met de geïntegreerde begrotingsmodule wordt het volledige begrotingsproces versneld, controleerbaar en beheersbaar. De oplossing sluit naadloos aan op de beleidscyclus binnen de overheidsinstelling en biedt voordelen voor alle betrokkenen in het begrotingsproces. Het resultaat is een accurate begroting, al dan niet met gesplitste kredieten, gebaseerd op de meest actuele cijfers.

 

De begrotingsmodule omvat

 

  • opmaak van middelenbegroting en de algemene uitgavenbegroting voor het begrotingsjaar
  • gebruik van data uit het boekhoudsysteem als ondersteuning bij de opmaak van de begrotingen
  • opmaak van meerjarenramingen met jaarlijkse evaluatie en aanpassing aan wijzigende omstandigheden

TERUG NAAR OVERZICHT

Financieel inzicht

en audit trails

Boekhoudsoftware voor de moderne overheid

Om de boekhouding te moderniseren, biedt AXI een 'best practices' oplossing aan conform het Rekendecreet, de wet van 22 mei 2003, de wet van 16 mei 2003 en het Europees Stelsel van Rekeningen (ESR). De oplossing integreert de algemene boekhouding, de begrotingsboekhouding en de analytische boekhouding. Met uitgebreide rapportagemogelijkheden op basis van het econonomische, analytische, alternatieve en budgettaire boekhoudplan.

 

De boekhoudmodule omvat

 

  • dubbele economische- en begrotingsboekhouding
  • werking met gesplitste of niet-gesplitste kredieten
  • beheer van vastleggingen en vastleggingskredieten met budgettaire controle, alerts en goedkeuringsworkflows
  • volledige integratie tussen vastleggingen, boekhouding, aankoopbeheer en projectadministratie
  • analytische boekhouding met gebruik van één of meerdere dimensies
  • projectadministratie met overzichtelijke voortgangsrapportering
  • uitgebreide set rapportages zoals uitvoeringsrekening van de begroting en aansluiting tussen
    jaar- en uitvoeringsrekening
  • eenvoudige creatie van rapporten op maat van de gebruiker

TERUG NAAR OVERZICHT

Het project e-invoicing

Digitale factuurverwerking

De AXI oplossing voor factuurbeheer zorgt voor de automatische verwerking van e-invoices, facturen in PDF formaat en ingescande aankoopfacturen. Met gebruik van flexibel inrichtbare workflows voor de beoordeling van de aankoopfacturen. De digitale factuurbeelden zijn raadpleegbaar op het scherm vanuit diverse applicaties.

 

De module factuurbeheer omvat

 

  • verwerking van e-invoices via het gecentraliseerd e-facturatieplatform Mercurius, het Vlaamse Magda-platform, Basware, e.d.
  • rechtstreekse ontvangst van e-invoices
  • ondersteuning van de standaard UBL 2.0 XML voor het inlezen en verwerken van e-invoices
  • gebruik van zeer geavanceerde OCR herkenning voor de verwerking van gescande facturen
  • automatische verwerking van PDF facturen ontvangen via e-mail
  • inrichtbare workflow voor de beoordeling van aankoopfacturen op pc en tablet
  • schermweergave in PDF formaat van alle aankoopfacturen
  • automatische registratie en verwerking van factuurhoofding en factuurlijnen in de boekhouding
  • automatische matching van een aankoopfactuur met aankooporder(s) en leverbon(nen)
  • duidelijk inzicht in de status en de doorlooptijd van facturen ter voorkoming van verwijlintresten
  • toegang tot het factuurarchief

Screenshot - Beoordeling aankoopfactuur

TERUG NAAR OVERZICHT

Stroomlijning van het volledige

aankoopproces

Beheer van overheidsaankopen

De aankoopmodule helpt bij de stroomlijning en automatisering van het volledige aankoopproces. Daartoe reikt de software alle betrokken afdelingen - operationele afdelingen, afdeling Financiën en afdeling Aankoop - moderne hulpmiddelen aan. In samenspel met de andere modules wordt het volledige proces van bestelaanvraag tot betaling optimaal gedigitaliseerd.

 

De aankoopmodule omvat

 

  • totale controle op het volledige aankoopproces vanuit één geïntegreerd systeem
  • statusopvolging van bestelaanvraag tot betaling van de inkomende factuur
  • gebruik van e-catalogi en punch-out koppeling met webshop van leveranciers
  • organisatiebreed gebruik voor registratie van bestelaanvragen met geïntegreerde budgetcontrole
  • flexibel inrichtbare workflow voor de beoordeling van bestelaanvragen en bestelbonnen
  • per budgetpost: inzicht in budgetbedrag, reeds vereffend/gefactureerd bedrag, nog niet goedgekeurd bedrag, totaalbedrag bestelaanvraag, bedrag in bestelling en resterend budget
  • automatische aanmaak van offerteaanvragen door de aankoopdienst
  • e-ordering en elektronische informatie-uitwisseling met leveranciers
  • three way matching
  • elektronisch archief van alle bestellingen en beoordelingen
  • uitgebreid contractbeheeer en leveranciersbeheer met leveranciersbeoordelingen
  • facturatiemogelijkheid aan (externe) aanvragers

Screenshot - Dashboard beoordeling bestelaanvragen

TERUG NAAR OVERZICHT

Stevige controle

op de voorraad

Realtime voorraadbeheer

Het voorraadbeheer sluit aan op de aankoopfunctionaliteiten. De software biedt legio voordelen met betrekking tot de picking en uitlevering van goederen uit het magazijn en de voorraadlocaties.

 

De module vooraadbeheer omvat

 

  • eenvoudig beheer van afdelingsvoorraden, magazijnen, locaties per artikel
  • tracking & tracing van goederen, bestellingen en leveringen
  • automatische creatie van besteladviezen
  • automatische aansturing van de logistieke medewerkers met gebruik van intelligente scanners en mobile apps
  • gesloten systeem waarbij iedere handeling die een voorraadmutatie tot gevolg heeft, wordt gelogd
  • handige rapportage met betrekking tot goederenbewegingen, verbruik, etc.
  • registratie van balie-uitgiftes en afdruk van (dag)pickinglijsten en leverbonnen

TERUG NAAR OVERZICHT

Integratie tussen de boekhoudkundige

en fysieke inventaris

Inventarisbeheer

Voor een correcte registratie en boekhoudkundige opvolging van duurzame bedrijfsmiddelen zoals kantoormeubilair, computers en installaties kan gebruik worden gemaakt van de module 'boekhoudkundige inventaris'. Via de koppeling met het fysiek inventarisbeheer kunnen extra stappen worden gezet richting administratieve vereenvoudiging.

 

De module inventarisbeheer omvat

 

  • gelijktijdige en automatische creatie van vaste activa in de boekhoudkundige en de fysieke inventaris op basis van bestelbon- en factuurinformatie
  • vlotte inventarisatie met behulp van mobiele online/offline scanner of mobile app
  • automatische of manuele wijziging van de fysieke inventaris na inventarisatieronde
  • standaardrapporten voor een helder inzicht in de fysieke inventaris, verschillenanalyse en historiek
  • automatische berekening van afschrijvingstabellen per jaar en per boekperiode; met automatische doorboeking in de gewenste boekperiode
  • pro rata temporis berekening van afschrijvingsannuïteiten, indien gewenst
  • automatische boekhoudkundige verwerking van meerwaarde of minderwaarde
  • drill-down vanuit het geregistreerde vast actief naar de gekoppelde facturen en boekhoudkundige investeringen
  • handige opvragingen en export van informatie naar office toepassingen.

TERUG NAAR OVERZICHT

Van klantorder

tot facturatie

Orderbeheer

Deze module behelst de volledige afhandeling van klantorders en alle daaraan gerelateerde processen. Inclusief offertebeheer, elektronische registratie van klantorders, beheer van verkoopprijzen en kortingen, etc.

 

De module orderbeheer omvat

 

  • efficiënte workflows voor het beheer en de afhandeling van klantorders
  • elektronisch zakendoen met klanten
  • uitgebreid beheer van verkoopprijzen, prijsafspraken met klanten
  • automatische verwerking van klantorders
  • proces van klantorder tot levering en facturatie

TERUG NAAR OVERZICHT

Ingebakken

rapportagemogelijkheden

Uitgebreide rapportage

In functie van de rapportering van actuele en historische gegevens biedt AXI een goed onderbouwde rapportage-omgeving aan. Deze zorgt ervoor dat de aanmaak van rapporten geen ingewikkelde en tijdrovende bezigheid wordt.

 

Talrijke standaard rapporten en ad-hoc rapportagemogelijkheden

 

  • standaard AXI Discovery rapporten
    Alle lijsten en rapporten kunnen op scherm worden geraadpleegd in PDF formaat alvorens te worden geprint. Tevens behoort het tot de mogelijkheden om lijsten en rapporten rechtstreeks vanuit de oplossing te mailen of de getoonde informatie te exporteren naar een office toepassing.

 

Monitoring van digitale processen

Digitalisering van de financiële- en de bestelprocessen gaan hand in hand met het meten van de doelmatigheid ervan. Via continue procesmonitoring biedt AXI aan leidinggevenden de mogelijkheid om inzicht te verwerven in de werking van de digitale processen. Best practices worden aangereikt om efficiëntieverbeteringen te realiseren.

Screenshot - Procesmonitoring met behulp van de self-service BI tool Tableau

TERUG NAAR OVERZICHT

Referenties in de publieke sector

Talrijke overheids- en semi-overheidsorganisaties maken gebruik van de AXI Discovery oplossingen voor hun financieel beheer, e-ordering, e-invoicing en rapportage.

 

OPLOSSINGEN VOOR DE DIGITALE OVERHEID

 

AXI focust op de ontwikkeling en de implementatie van innovatieve softwareoplossingen voor overheidsorganisaties.

De financiële ERP oplossing AXI Discovery helpt overheidsorganisaties om de financiële administratie efficiënter in te richten.

 

U heeft een vraag?

 

 

Formulier ontvangen