Un ERP financier pour le secteur public

AXI est le spécialiste de l’implémentation de logiciels administratifs et financiers pour les services publics.

L'ERP financier AXI Discovery aide les administrations publiques à réaliser les objectifs fédéraux, bruxellois,  flamands et européens en matière de numérisation. Vous pouvez, en ce qui concerne la mise au point de processus numériques durables, compter sur des consultants spécialisés dans les processus administratifs.

 

Les avantages uniques de la solution d'AXI

 

  • logiciel conçu pour les administrations publiques
  • traitement rapide des changements apportés à la législation
  • participation des utilisateurs quant à la définition et l'évolution du logiciel
  • consultants familiers des processus opérationnels

Priorité à une numérisation optimale

Grâce à la solution AXI Discovery, les administrations sont à même d’optimiser leur efficacité et de réaliser d’importantes économies. Tous les modules intégrés y contribuent. Une attention est accordée à des thèmes d’actualité tels que la facturation électronique et une numérisation maximale du processus de la commande au paiement. Des liens standard permettent d’intégrer la solution à une multitude de systèmes.

 

Ce qui distingue la solution d'AXI

 

  • informations claires en temps réel
  • automatisation approfondie des processus
  • attention accordée au suivi des processus
  • réduction substantielle des délais de traitement
  • gestion des tâches et automatisation des flux de travail
  • accès direct aux documents
  • rapports détaillés et drill-down
  • comptabilité avec Office et les outils de business intelligence
  • pistes d'audit claires

La  budgétisation, instrument de gestion

Budgétisation et estimation pluriannuelle

Le module de budgétisation intégré permet d’accélérer, de contrôler et de gérer l’ensemble de la procédure d’établissement des budgets. La solution cadre parfaitement avec le cycle politique existant dans l’institution publique et offre des avantages pour toutes les parties impliquées dans la procédure de budgétisation. Résultat: une budgétisation précise, intégrant ou non des crédits dissociés et reposant sur les chiffres les plus récents.

 

Le module de budgétisation recouvre

 

  • la budgétisation des ressources et la budgétisation des dépenses générales pour l’exercice budgétaire
  • l’utilisation de données du système comptable en guise de support lors de la réalisation des budgets
  • la réalisation d’estimations pluriannuelles avec une évaluation annuelle et une adaptation en fonction de l’évolution des circonstances

APERCU

Aperçu financier

et pistes d'audit

Un logiciel comptable destiné aux administrations moderne

Pour moderniser la comptabilité, AXI propose une solution bonnes pratiques conformément à la loi du 22 mai 2003, à la loi du 16 mai 2003 et au système européen des comptes (SEC). La solution intègre la comptabilité générale, la comptabilité budgétaire et la comptabilité analytique, avec des possibilités de rapport étendues sur la base des plans comptables économique, analytique, alternatif et budgétaire.

 

Le module comptable comprend

 

  • une double comptabilité économique et budgétaire
  • un fonctionnement avec des crédits dissociés ou non dissociés
  • la gestion d’engagements et de crédits d’engagement avec contrôle budgétaire, alertes et flux de travail relatifs aux approbations
  • une intégration complète entre engagements, comptabilité, gestion des achats et administration du projet
  • une comptabilité analytique utilisant une ou plusieurs dimensions
  • une administration de projet comprenant des rapports clairs concernant l’état d’avancement
  • un suivi comptable des immobilisations
  • un ensemble étendu de rapports tels que le compte d’exécution du budget et le lien entre les comptes annuels et le compte d’exécution
  • la création simple de rapports sur mesure pour l’utilisateur

APERCU

Le project e-invoicing

Traitement numérique des factures

La solution AXI destinée à la gestion des factures assure le traitement automatique de vos factures en ligne, de vos factures au format PDF et de vos factures scannées. Elle comprend l’utilisation de flux de travail paramétrables et flexibles pour l’évaluation des factures d’achat. Les images de factures numériques sont consultables sur écran à partir de diverses applications.

 

Le module de traitement des factures comprend

 

  • le traitement des factures électroniques par l’intermédiaire de la plate-forme de facturation électronique centralisée Mercurius, de Basware, etc.
  • la réception directe des factures électroniques
  • une conformité vis-à-vis de la norme UBL 2.0 XML pour l'upload et le traitement des factures électroniques
  • l’utilisation de systèmes très avancés de reconnaissance des caractères pour le traitement des factures scannées
  • le traitement automatique des factures PDF reçues par e-mail
  • un flux de travail paramétrable pour évaluer les factures d’achat sur PC et tablette
  • l’affichage sur écran, au format PDF, de toutes les factures d’achat
  • l’enregistrement et le traitement automatiques de l’en-tête et des lignes de facturation dans la comptabilité
  • l’appariement automatique d’une facture d’achat avec l’/les ordre(s) d’achat et le(s) bon(s) de livraison
  • un aperçu précis de l’état d’avancement et du temps de traitement des factures afin d’éviter les intérêts de retard
  • l’accès aux archives de facturation

APERCU

Rationalisation de l'ensemble du

processus d'achat

Gestion des achats des administrations

Le module d’achat aide à rationaliser et automatiser l’ensemble du processus d’achat. Le logiciel met dans ce cadre des outils modernes à la disposition de tous les départements concernés – services opérationnels, département Finances et département Achats. L’ensemble du processus, de la demande de commande au paiement, est numérisé de manière optimale en coordination avec les autres modules.

 

Le module d'achat englobe

 

  • un contrôle total sur l’ensemble du processus d’achat à partir d’un seul système intégré
  • le suivi du statut, de la demande de commande au paiement de la facture entrante
  • l’utilisation de catalogues électroniques et d’un lien punch-out avec la boutique en ligne des fournisseurs
  • l’utilisation, au niveau de l’organisation, de commandes avec contrôle intégré du budget en vue de leur enregistrement
  • un flux de travail paramétrable de manière flexible servant à l’évaluation des ordres et bons de commande
  • pour chaque poste budgétaire : une visualisation du montant du budget, du montant déjà perçu/facturé, du montant à approuver, du montant total de la demande de commande, du montant en commande et du budget résiduel
  • la création automatique de demandes d’offres par le service d’achat
  • la passation de commandes en ligne et l’échange électronique d’informations avec les fournisseurs
  • three way matching
  • l’archivage électronique des commandes et des évaluations
  • une gestion complète des contrats et des fournisseurs, intégrant une évaluation des fournisseurs
  • la possibilité de facturer à des demandeurs (externes)

APERCU

Contrôle rigoureux

des stocks

Gestion des stocks en temps réel

La gestion des stocks est coordonnée avec les fonctionnalités d’achat. Le logiciel offre d’innombrables avantages en ce qui concerne l’enlèvement et la livraison des marchandises depuis l’entrepôt et les sites de stockage.

 

Le module de gestion des stocks comprend

 

  • une gestion simple des stocks, des entrepôts et des sites par article
  • le tracking & tracing de marchandises, de commandes et de livraisons
  • la création automatique d’avis de commande
  • la gestion automatique des collaborateurs logistiques, comprenant l’utilisation de scanners et d’applications mobiles intelligents
  • un système fermé dans lequel chaque étape entraînant un mouvement de marchandises est consignée
  • des rapports pratiques concernant les mouvements de marchandises, la consommation, etc.
  • l’enregistrement des sorties au comptoir et l’impression de listes de prélèvement (quotidiennes) et de bons de livraison

APERCU

Intégration entre inventaire comptable

et inventaire physique

Gestion des inventaires

Le module 'inventaire comptable' peut être utilisé pour assurer un enregistrement et un suivi comptable exacts des biens d’investissement durables, tels que meubles de bureau, ordinateurs et installations. Des démarches supplémentaires peuvent être entreprises en vue d’une simplification administrative grâce au lien avec la gestion de l’inventaire physique.

 

Le module de gestion de l'inventaire comprend

 

  • la création simultanée et automatique d’immobilisations dans l’inventaire comptable et physique, sur la base d’informations relatives au bon de commande et à la facture
  • la réalisation d’un inventaire à l’aide d’un scanner mobile en ligne/hors ligne ou d’une application mobile
  • la modification automatique ou manuelle de l’inventaire physique après la tournée d’inventaire
  • des rapports standard permettant de visualiser clairement l’inventaire physique, l’analyse des différences et l’historique
  • un calcul automatique des tableaux d’amortissement par an et par période comptable, avec report automatique dans la période comptable souhaitée
  • le calcul pro rata temporis des annuités d’amortissement, si le client le souhaite
  • le traitement comptable automatique des plus-values ou des moins-values
  • le drill-down à partir de l’immobilisation enregistrée vers les factures associées et les investissements comptables
  • des requêtes pratiques et l’exportation d’informations vers des applications Office

APERCU

De la commande client

à la facturation

Gestion des commandes

Ce module englobe le traitement intégral des commandes clients, ainsi que l’ensemble des processus s’y rapportant. Il comprend également la gestion des offres, l’enregistrement électronique des commandes client, la gestion des prix de vente et des réductions, etc.

 

Le module de gestion des commandes comprend

 

  • des flux de travail efficaces concernant la gestion et le traitement des commandes de clients
  • le commerce électronique avec les clients
  • la gestion étendue des prix de vente, des accords de prix avec les clients
  • le traitement automatique des commandes client
  • le processus de la commande client jusqu’à la livraison et la facturation

APERCU

Possibilités de présentation

de rapports intégrées

Des rapports complets

AXI propose un environnement de présentation de rapports convivial, tenant compte du fait qu’il s’agit de données actuelles ou historiques. Cet environnement permet d’éviter que la création de rapports devienne une activité complexe et chronophage.

 

Nombreuses possibilités de rapports standard et de rapports adaptés

 

  • Rapports AXI Discovery standard
    L’ensemble des listes et des rapports peuvent être consultés sur écran au format PDF avant d’être imprimés. Il est en outre possible d’envoyer directement par e-mail des listes et des rapports à partir de la solution ou d’exporter les informations affichées vers une application office.
  • Rapports adaptés
    En mettant à disposition des données précises et compréhensibles, les utilisateurs finaux ont la possibilité de rédiger des rapports de manière autonome. Ils peuvent opter pour les produits office qu’ils maîtrisent ou pour l’outil de rapport Web intégré disponible sur PC et tablette.
    Il est possible d’utiliser, en guide d’alternative, des produits de business intelligence tels que Tableau, Oracle Business Intelligence, SAP Business Objects et IBM Cognos.

 

Monitoring des processus numériques

La numérisation des processus financiers et de commande est indissociable de la mesure de l’efficacité. Grâce à un suivi constant des processus, AXI offre aux dirigeants la possibilité d’acquérir des connaissances relatives au fonctionnement des processus numériques. Des bonnes pratiques sont proposées afin d’améliorer l’efficacité.

APERCU

Capture d'écran - suivi des processus à l'aide de l'outil Self-Service BI de Tableau

Références dans le secteur public

De nombreuses organisations publiques et semi-publiques utilisent les solutions AXI Discovery pour leur gestion financière, les commandes et la facturation en ligne et les rapports.

 

SOLUTIONS POUR LES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES

 

AXI se concentre sur la conception et la mise en œuvre de solutions logicielles innovantes pour les organisations publiques.

La solution d’ERP financier AXI Discovery aide les organisations publiques à améliorer l’efficacité de l’administration financière.